CÔNG TY TNHH WILMAR MARKETING CLV
CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ
(Áp dụng cho các đối tác bên ngoài)
Đây là chính sách quyền riêng tư (áp dụng cho các đối tác bên ngoài) của Công ty TNHH Wilmar
Marketing CLV và (các) chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của Công ty TNHH Wilmar
Marketing CLV (nếu có). Wilmar CLV đóng vai trò là Bên Kiểm soát và Xử lý Dữ liệu như được định
nghĩa tại PDPD (được định nghĩa dưới đây).
Người phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể được liên lạc tại wmclv-pdpo@vn.wilmar-intl.com và/hoặc
tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV, Tầng 10, Tòa nhà CornerStone, số 16 Phan Chu Trinh, Phường
Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam (Gửi đến: Người phụ trách Bảo vệ Dữ
liệu Cá nhân).
1. Về Chính sách
Giới thiệu
1.1 Wilmar CLV (được định nghĩa dưới đây) cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.
1.2 Chúng tôi tôn trọng quyền riêng tư của bạn và nỗ lực bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn theo quy định
của pháp luật Việt Nam, hệ thống pháp luật về bảo vệ dữ liệu được áp dụng, và cụ thể hơn là theo
GDPR (được định nghĩa dưới đây).
1.3 Trong Chính sách này, chúng tôi nêu rõ cách chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân của bạn, cách thức
và mục đích mà chúng tôi có thể sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn và chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu
cá nhân của bạn cho ai. Hơn nữa, Chính sách này bao gồm các thông tin quan trọng liên quan đến
quyền của bạn đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Do đó, chúng tôi khuyến khích bạn đọc
Chính sách này thật cẩn thận.
1.4 Chúng tôi không yêu cầu sự đồng ý của bạn đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn bằng Chính
sách này. Như chúng tôi sẽ làm rõ thêm trong Chính sách này, chúng tôi có các cơ sở pháp lý khác
để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, chúng tôi có thể
yêu cầu sự đồng ý của bạn đối với các hoạt động xử lý cụ thể mà chúng tôi dự kiến thực hiện. Ngay
cả khi chúng tôi có sự đồng ý của bạn, bạn có thể lựa chọn rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào.
Định nghĩa
1.5 Trong Chính sách này, các thuật ngữ sau đây sẽ có nghĩa như được nêu dưới đây và các thuật ngữ
tương đồng sẽ được hiểu theo nghĩa tương ứng:
“Luật Bảo vệ Dữ liệu
được Áp dụng”
có nghĩa là pháp luật bảo vệ các quyền và tự do cơ bản của các cá nhân,
và đặc biệt là quyền riêng tư của các cá nhân liên quan đến việc xử lý dữ
liệu cá nhân, bao gồm GDPR và PDPD (được định nghĩa dưới đây);
“Wilmar CLV”
có nghĩa là Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV (Mã số Doanh nghiệp là
0104128741) và mỗi một chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh
doanh của Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV (nếu có);
“Chủ thể Dữ liệu”
có nghĩa là cá nhân còn sống có thể được xác định dựa trên dữ liệu cá
nhân của cá nhân đó;
“GDPR”
có nghĩa là Quy định (EU) 2016/679 ngày 27 tháng 4 năm 2016 về bảo vệ
cá nhân liên quan đến việc Xử lý Dữ liệu Cá nhân và sự tự do dịch chuyển
của các dữ liệu đó, và bãi bỏ Chỉ thị 95/46/EC (Quy định Chung về Bảo vệ
Dữ liệu);
“PDPD”
có nghĩa là Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17 tháng 4 năm 2023 của
Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân và bất kỳ luật và quy định nào của
Việt Nam về dữ liệu cá nhân;
“PDPO”
có nghĩa là Người phụ trách Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân, là một nhân viên của
Wilmar CVL, giám sát các trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của Wilmar CLV và
đảm bảo Wilmar CLV tuân thủ PDPD;
“Trang Web”
có nghĩa là (a) các ứng dụng của Wilmar CLV; (b) trang web chính thức của
Wilmar CLV; (c) các trang doanh nghiệp trên mạng xã hội của Wilmar CLV
(ví dụ như trang Facebook); hoặc (d) các trang web của bất kỳ Công ty
Thành viên nào thuộc Tập đoàn Wilmar được chuyển hướng đến từ các
ứng dụng, trang web chính thức hoặc các trang doanh nghiệp trên mạng
xã hội của Wilmar CLV. “Trang Web” có nghĩa là bất kỳ Trang Web nào nói
trên; và
“Tập đoàn Wilmar”
có nghĩa là Wilmar International Limited và từng công ty con của Wilmar
International Limited (ngoại trừ Wilmar Europe Holdings B.V. và các công
ty con của Wilmar Europe Holdings B.V. và Yihai Kerry Arawana Holdings
Co., Ltd và các công ty con của Yihai Kerry Arawana Holdings Co., Ltd), và
“Công ty Thành viên của Tập đoàn Wilmar” có nghĩa là bất kỳ công ty
nào trong số các công ty con của Wilmar International Limited.
1.6 Khi chúng tôi sử dụng từ “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” trong Chính sách này có nghĩa là chúng
tôi đang đề cập đến Wilmar CLV.
1.7 Chính sách này áp dụng cho dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi thu thập, sử dụng và xử lý theo
cách khác, liên quan đến mối quan hệ của bạn với chúng tôi với tư cách là ứng viên tìm việc, liên hệ
kinh doanh hoặc bất kỳ ai quan tâm (vì bất kỳ lý do gì) đến Wilmar CLV.
1.8 Tham chiếu đến “Điều” hoặc “Phụ Lục” là tham chiếu đến một điều khoản hoặc phụ lục trong Chính
sách này.
Cập nhật Chính sách
1.9 Chính sách này áp dụng cùng với bất kỳ chính sách, thông báo, điều khoản hợp đồng và điều khoản
đồng ý nào khác có liên quan đến việc chúng tôi thu thập, sử dụng và tiết lộ dữ liệu cá nhân của
bạn. Phiên bản mới nhất được đăng tải trên https://pdpr.wilmar.com.vn.
1.10 Chúng tôi có thể sửa đổi Chính sách này tuỳ từng thời điểm mà không cần thông báo trước. Nếu
bạn là ứng viên tìm việc, việc bạn tiếp tục tham gia vào quy trình tuyển dụng của chúng tôi đồng
nghĩa với việc bạn thừa nhận và chấp nhận những thay đổi đó (nếu có). Việc bạn liên tục sử dụng
các Trang Web của chúng tôi đồng nghĩa với việc bạn thừa nhận và chấp nhận những thay đổi đó
(nếu có).
1.11 Chúng tôi khuyến khích bạn thường xuyên kiểm tra lại Chính sách này. Bạn cũng có thể yêu cầu
chúng tôi gửi cho bạn một bản sao của phiên bản mới nhất của Chính sách này bằng chi phí của
bạn.
Xác nhận và sự đồng ý của bạn
1.12 Bằng việc sử dụng các dịch vụ và/hoặc Trang Web của chúng tôi và bằng cách chia sẻ dữ liệu cá
nhân của bạn với chúng tôi, bạn xác nhận rằng dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được xử lý theo phương
thức được mô tả trong Chính sách này.
1.13 Tuy nhiên, Điều 1.12 không tạo thành sự đồng ý của bạn đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn
cho bất kỳ mục đích nào mà bạn không được biết. Chúng tôi không xử lý dữ liệu cá nhân của bạn
trên cơ sở có sự đồng ý của bạn, trừ khi được chỉ định cụ thể.
2. Dữ liệu cá nhân là gì
Dữ liệu cá nhân là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng thức
tương tự trên môi trường điện tử gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con
người cụ thể. Dữ liệu cá nhân bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
3. Chúng tôi thu thập loại dữ liệu cá nhân nào
Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân của ai
3.1 Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu cá nhân liên quan đến mối quan hệ của chúng tôi với bạn.
3.2 Trong phạm vi hoạt động kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu cá nhân liên
quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đại diện của cơ quan Nhà nước hoặc tổ chức phi chính phủ
hoặc khách truy cập Trang Web của chúng tôi. Nếu bạn là cổ đông, giám đốc, chuyên viên, người
quản lý, nhân viên hoặc nhà thầu được chỉ định của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, chúng tôi có thể
thu thập dữ liệu cá nhân của bạn nếu dữ liệu đó có liên quan đến mối quan hệ kinh doanh của chúng
tôi với bạn trong tổ chức đó.
Loại dữ liệu cá nhân
3.3 Trong trường hợp bạn là ứng viên tìm việc, dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập bao gồm nhưng
không giới hạn các dữ liệu sau:
(a) thông tin về cá nhân (ví dụ như tên, giới tính, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh, nơi sinh, quê quán,
quốc tịch, chi tiết về căn cước công dân / hộ chiếu);
(b) thông tin liên lạc (ví dụ như địa chỉ gửi thư, số điện thoại, địa chỉ email, số fax);
(c) thông tin học vấn và trình độ chuyên môn (ví dụ như tên trường học, trường đại học và hoặc
học viện, loại bằng cấp);
(d) thông tin y tế và sức khoẻ (ví dụ như tiền sử y tế);
(e) thông tin tài chính (ví dụ như thu nhập, chi tiêu, thông tin thẻ tín dụng);
(f) thông tin về việc làm (ví dụ như lịch sử làm việc, lương, phúc lợi, chức danh, nhiệm kỳ làm
việc);
(g) hình ảnh và các thông tin nghe nhìn khác;
(h) ý kiến cá nhân mà bạn cho chúng tôi biết;
(i) tình trạng hôn nhân và thông tin vợ/chồng; và/hoặc
(j) thông tin về người thân.
3.4 Nếu bạn không phải là ứng viên tìm việc, dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập bao gồm nhưng
không giới hạn ở các thông tin sau:
(a) thông tin về cá nhân (ví dụ như tên, giới tính, ngày sinh, thông tin chứng minh thư, hộ chiếu);
(b) thông tin liên lạc (ví dụ như địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, số fax); và/hoặc
(c) ý kiến cá nhân mà bạn cho chúng tôi biết.
3.5 Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập chung, khi bạn truy cập các Trang Web của chúng tôi, bao
gồm nhưng không giới hạn ở các thông tin sau:
(a) thông tin về việc bạn sử dụng các Trang Web, trung tâm liên lạc của chúng tôi; và/hoặc
(b) thông tin về thiết bị và vị trí địa lý của bạn (ví dụ như địa chỉ Giao thức Internet (IP) hoặc nhận
dạng thiết bị duy nhất của bạn).
4. Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân của bạn như thế nào
4.1 Chúng tôi có thể thu thập dữ liệu cá nhân:
(a) trực tiếp từ bạn;
(b) qua các bên thứ ba mà các bên đó được bạn cho phép để thu thập và sau đó cung cấp dữ
liệu cá nhân của bạn cho chúng tôi;
(c) từ nguồn của bên thứ ba (ví dụ như thành viên gia đình bạn, cơ quan Nhà nước, tổ chức
nghiên cứu thị trường hoặc các nguồn công khai sẵn có như danh bạ điện thoại hoặc danh
bạ doanh nghiệp) mà không có sự tham gia của bạn; và/hoặc
(d) thông qua camera quan sát mà chúng tôi sử dụng trong và xung quanh các cơ sở sản xuất
và văn phòng của chúng tôi hoặc các công nghệ (giám sát) khác.
4.2 Việc thu thập dữ liệu cá nhân có thể được thực hiện trực tiếp khi bạn gặp nhân viên hoặc đại diện
của chúng tôi, qua điện thoại, email hoặc qua Trang Web của chúng tôi. Trong phạm vi được phép
theo pháp luật áp dụng, chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu cá nhân của bạn từ các nguồn của
bên thứ ba mà không liên quan trực tiếp đến bạn.
5. Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân của bạn khi nào
Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân về bạn, khi:
(a) bạn nộp hồ sơ tìm việc tại công ty chúng tôi;
(b) bạn bắt đầu bất kỳ mối quan hệ kinh doanh nào với chúng tôi;
(c) bạn cung cấp bất kỳ dịch vụ nào cho chúng tôi;
(d) bạn truy cập vào các Trang Web của chúng tôi;
(e) bạn muốn tiếp cận các cơ sở kinh doanh của chúng tôi;
(f) bạn liên lạc với chúng tôi để gửi phản hồi, thắc mắc hoặc khiếu nại;
(g) bạn yêu cầu chúng tôi gửi thông tin cho bạn hoặc thông báo cho bạn về những phát triển tại
Wilmar CLV qua đường bưu điện, email hoặc điện thoại.
6. Tại sao chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân của bạn và chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân
của bạn như thế nào
6.1 Mục đích chính của chúng tôi trong việc thu thập dữ liệu cá nhân của bạn là để xử lý hồ sơ đăng ký
hoặc yêu cầu của bạn, để tiến hành bất kỳ mối quan hệ kinh doanh nào với bạn hoặc liên hệ với bạn
để cung cấp cho bạn thông tin liên quan đến Wilmar CLV. Bạn có thể xem các ví dụ tiêu biểu khác
về loại dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập và mục đích chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn
trong Phụ Lục 1 đính kèm theo đây.
6.2 Nếu bạn không phải là ứng viên tìm việc, chúng tôi thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn để:
(a) tạo điều kiện thuận lợi cho mối quan hệ kinh doanh hoặc hợp đồng giữa bạn và chúng tôi và
nếu áp dụng, việc thực hiện hợp đồng giữa chúng ta;
(b) tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp và thực hiện các dịch vụ cho chúng tôi; hoặc
(c) xử lý phản hồi, thắc mắc hoặc khiếu nại của bạn.
6.3 Nếu bạn là ứng viên tìm việc, chúng tôi thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân để xử lý hồ sơ tìm việc
của bạn.
6.4 Chúng tôi cũng sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn cho mục đích khác có kết nối với hoặc có liên quan
đến hoạt động kinh doanh của chúng tôi, như là:
(a) tuân thủ các nghĩa vụ và yêu cầu theo pháp luật và quy định của chúng tôi; hoặc
(b) hoạt động kế toán, quản lý rủi ro và lưu trữ hồ sơ.
7. Danh mục dữ liệu cá nhân đặc biệt – Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
7.1 Một số loại dữ liệu như thông tin về sức khỏe của bạn được coi là "dữ liệu cá nhân nhạy cảm" như
được định nghĩa trong PDPD và GDPR. Nhìn chung, chúng tôi cố gắng hạn chế các trường hợp mà
chúng tôi sẽ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
7.2 Nếu bạn vừa là cư dân EU, cư dân Việt Nam và là ứng viên tìm việc, chúng tôi sẽ thu thập dữ liệu
cá nhân nhạy cảm, đặc biệt là thông tin chi tiết về y tế, tình trạng hôn nhân của bạn và thông tin về
vợ/chồng và người thân của bạn khi bạn gửi hồ sơ tìm việc cho chúng tôi.
7.3 Chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm để xử lý hồ sơ tìm việc của bạn.
8. Cơ sở pháp lý cho việc sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn
8.1 Nếu bạn là cư dân EU hoặc cư dân Việt Nam, theo quy định tại GDPR hoặc PDPD, chúng tôi được
yêu cầu phải tiết lộ cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu của bạn. Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu cá nhân
của bạn khi chúng tôi có cơ sở pháp lý cho việc xử lý đó.
8.2 Sau đây là các cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn:
(a) bạn làm việc cho một pháp nhân thương mại mà chúng tôi có quan hệ kinh doanh hoặc chúng
tôi đang tìm kiếm mối quan hệ kinh doanh với pháp nhân thương mại đó;
(b) bạn tìm việc tại công ty chúng tôi và chúng tôi phải sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn để đánh
giá bạn có phù hợp với công việc đó hay không;
(c) bạn đã đồng ý rõ ràng cho chúng tôi sử dụng thông tin của bạn cho các mục đích cụ thể;
(d) chúng tôi có lợi ích hợp pháp cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn; hoặc
(e) chúng tôi phải thực hiện theo các nghĩa vụ và yêu cầu theo pháp luật hoặc quy định.
8.3 Chúng tôi được PDPD cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của bạn mà không cần phải có sự đồng ý của
bạn trong các trường hợp sau:
(a) trong trường hợp khẩn cấp, chúng tôi cần phải ngay lập tức xử lý dữ liệu cá nhân có liên quan
của bạn để bảo vệ tính mạng và sức khoẻ của bạn hoặc người khác. Chúng tôi có trách nhiệm
chứng minh sự khẩn cấp trong trường hợp này;
(b) việc công khai dữ liệu cá nhân của bạn được thực hiện theo quy định của pháp luật;
(c) việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn được thực hiện bởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
trong trường hợp khẩn cấp liên quan đến quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội,
thảm hoạ lớn, dịch bệnh nguy hiểm; hoặc trong trường hợp có nguy cơ đe doạ an ninh, quốc
phòng nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp; phòng, chống bạo loạn, khủng bố,
phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật theo quy định của pháp luật áp dụng;
(d) để thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng của bạn với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan theo
quy định của pháp luật áp dụng; hoặc
(e) phục vụ hoạt động của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
9. Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn ở đâu
9.1 Dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được chúng tôi thu thập và xử lý.
9.2 Nếu bạn là ứng viên tìm việc, dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được chúng tôi xử lý và những dữ liệu cá
nhân đó sau đó có thể được chuyển cho và xử lý bởi Công ty Thành viên của Tập đoàn Wilmar có
liên quan.
10. Bảo mật
10.1 Tùy thuộc vào các quy định tại Điều 10 này, chúng tôi sẽ giữ bí mật và nghiêm túc bảo mật dữ liệu
cá nhân của bạn bằng việc không tiết lộ hoặc làm lộ ra cho bất kỳ người nào hoặc cho phép hoặc
làm cho bất kỳ người nào ngoài bạn biết được nội dung dữ liệu cá nhân của bạn mà không có sự
đồng ý của bạn.
10.2 Bất kể quy định tại Điều 10.1, chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn cho bất kỳ Công ty
Thành viên của Tập đoàn Wilmar cho mục đích cải thiện hoạt động kinh doanh, các mục đích phù
hợp với mục đích thu thập dữ liệu và/hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác được cho phép bởi Luật
Bảo vệ Dữ liệu được Áp dụng:
(a) Để có thông tin chi tiết hơn về Tập đoàn Wilmar, vui lòng truy cập vào trang web chính thức
của Wilmar International Limited tại www.wilmar-international.com.
(b) Chúng tôi có thể, tùy từng thời điểm, tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn cho giám đốc, chuyên
viên, nhân viên, đại lý và cố vấn nào của bất kỳ Công ty Thành viên của Tập đoàn Wilmar,
bao gồm kế toán, cố vấn pháp lý và các cố vấn khác (những người được chúng tôi tiết lộ dữ
liệu cá nhân của bạn sẽ được thông báo về tính mật của thông tin đó và được yêu cầu bảo
mật thông tin đó) nếu dữ liệu cá nhân đó cần được tiết lộ cho những người đó trên cơ sở cần
được biết.
10.3 Bất kể quy định tại Điều 10.1, chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cho bạn khi bạn gửi cho chúng tôi yêu
cầu hợp lệ theo quy định tại Điều 14.
Chuyển giao thông tin cho các bên thứ ba
10.4 Bất kể quy định tại Điều 10.1, chúng tôi có thể tiết lộ hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các
bên thứ ba sau đây cho các mục đích có thể kể đến (nhưng không giới hạn) như sau:
(a) các bên thứ ba cung cấp hàng hoá và dịch vụ do bạn yêu cầu;
(b) bên cung cấp dịch vụ thứ ba của chúng tôi, như bên cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống CNTT
của chúng tôi thực hiện các dịch vụ có thể bao gồm hoạt động xử lý dữ liệu;
(c) công ty luật và toà án, để chuẩn bị, nộp hoặc thi hành bất kỳ hợp đồng nào với bạn;
(d) các kế toán viên và kiểm toán viên có nhiệm vụ duy trì hoặc được yêu cầu kiểm toán hồ sơ
tài chính của chúng tôi;
(e) ngân hàng, cơ quan tham chiếu tín dụng và nhà cung cấp dịch vụ sàng lọc chống gian lận để
xử lý thanh toán hoặc thực hiện sàng lọc gian lận;
(f) các cơ quan thực thi pháp luật để thực thi các quyền của chúng tôi và bảo vệ tài sản của
chúng tôi hoặc để thực thi bất kỳ nghĩa vụ pháp lý nào của bạn đối với bất kỳ cá nhân hoặc tổ
chức nào;
(g) cơ quan quản lý, chính phủ và cơ quan thuế để tuân thủ bất kỳ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy
định hoặc yêu cầu của ngành;
(h) yêu cầu của luật hoặc quy định được áp dụng, bao gồm Luật Bảo vệ Dữ liệu được Áp dụng,
hoặc bởi bất kỳ giấy triệu tập của tòa án hoặc quy trình pháp lý tương tự nào; hoặc
(i) các đại diện của bạn (như luật sư của bạn hoặc người thi hành, người quản lý hoặc người
được ủy thác đối với tài sản của bạn).
Chúng tôi đảm bảo rằng, nếu có liên quan, các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng sẽ được triển khai
để đảm bảo dữ liệu cá nhân của bạn được bảo vệ khi chúng tôi tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn cho
bên thứ ba.
10.5 Chúng tôi sẽ nỗ lực hợp lý để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của bạn là chính xác và đầy đủ trước
khi chúng tôi chuyển dữ liệu cá nhân của bạn cho bất kỳ bên thứ ba nào nói trên.
Chuyển thông tin ra nước ngoài
10.6 Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng việc chuyển dữ liệu cá nhân của bạn ra khỏi Việt Nam sẽ tuân thủ PDPD.
11. Nghĩa vụ của chúng tôi đối với bạn
Chúng tôi đồng ý và đảm bảo rằng:
(a) chúng tôi không cung cấp dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba vì mục đích nào khác ngoài
hoặc liên quan đến những mục đích đã nêu ở trên;
(b) chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân của bạn cho bất kỳ bên thứ ba nào;
(c) dữ liệu cá nhân của bạn đã được chúng tôi tiếp nhận theo các quy định có liên quan của
PDPD; và
(d) chúng tôi sẽ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn theo PDPD và Chính sách này.
12. Các biện pháp an ninh kỹ thuật và tổ chức
12.1 Khi chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, hoạt động xử lý phải tuân theo các biện pháp an ninh
kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn. Vui lòng liên hệ với PDPO của
chúng tôi, thông tin chi tiết như được nêu tại Điều 19, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các biện pháp
bảo mật mà chúng tôi đã áp dụng.
12.2 Các biện pháp an ninh kỹ thuật và tổ chức này phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi sự hủy hoại
vô tình hoặc trái pháp luật hoặc vô tình mất mát, thay đổi, tiết lộ hoặc truy cập trái phép, cụ thể là khi
quá trình xử lý liên quan đến việc truyền dữ liệu qua mạng, và để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi mọi
hình thức xử lý bất hợp pháp khác, và rằng các biện pháp này đảm bảo mức độ an ninh phù hợp
với các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình xử lý và bản chất của dữ liệu được bảo vệ liên quan đến
trạng thái kỹ thuật và chi phí triển khai theo chính sách bảo mật của phòng công nghệ thông tin của
Wilmar CLV.
13. Chúng tôi sẽ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong bao lâu
Tùy theo Điều 14, chúng tôi sẽ lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong thời gian cần thiết để hoàn
thành mục đích (chẳng hạn như những mục đích được nêu trong Điều 6 và Phụ lục 1) mà dữ liệu
đó được thu thập hoặc cho bất kỳ mục đích thương mại hoặc pháp lý nào mà chúng tôi cần.
14. Quyền của chủ thể dữ liệu
Chủ thể dữ liệu không phải là cư dân EU
14.1 Quyền được biết
Bạn có quyền được biết về các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật
áp dụng có quy định khác.
14.2 Quyền đồng ý
Bạn có quyền đồng ý hoặc không đồng ý về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình hoặc đồng ý một
phần hoặc có điều kiện, trừ trường hợp Điều 8.3 của Chính sách này quy định khác.
14.3 Quyền truy cập
(a) Bạn có quyền truy cập để xem và chỉnh sửa những dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc
chưa được cập nhật của mình mà chúng tôi đang nắm giữ.
(b) Trong trường hợp bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa vì lý do kỹ thuật hoặc lý do khác, bạn có
quyền yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc chưa được cập nhật mà
chúng tôi đang nắm giữ.
(c) Chúng tôi sẽ phản hồi yêu cầu truy cập hoặc chỉnh sửa của bạn ngay khi có thể trong một thời
hạn hợp lý. Nếu chúng tôi không thể phản hồi cho bạn như quy định vừa nêu, chúng tôi sẽ
thông báo cho bạn lý do (trừ trường hợp pháp luật áp dụng không bắt buộc) trong vòng 72
giờ kể từ khi bạn có yêu cầu.
14.4 Quyền rút lại sự đồng ý
Bạn có quyền rút lại sự đồng ý của mình đối với việc chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn.
Việc rút lại sự đồng ý của bạn có thể được thực hiện bằng văn bản gửi cho người của Wilmar CLV
mà bạn thường liên hệ hoặc PDPO của chúng tôi theo địa chỉ nêu dưới đây. Xin lưu ý rằng hậu quả
và thiệt hại có thể xảy ra khi rút lại sự đồng ý.
14.5 Quyền xoá dữ liệu
(a) Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi xoá dữ liệu cá nhân của bạn trong các trường hợp sau:
(i) bạn nhận thấy rằng không còn cần thiết cho mục đích thu thập mà bạn đã đồng ý và
chấp nhận các thiệt hại có thể xảy ra khi yêu cầu xoá dữ liệu;
(ii) bạn rút lại sự đồng ý;
(iii) bạn phản đối việc xử lý dữ liệu và chúng tôi không có lý do chính đáng để tiếp tục hoạt
động xử lý;
(iv) dữ liệu cá nhân được xử lý không đúng với mục đích đã đồng ý hoặc việc xử lý dữ liệu
cá nhân là vi phạm quy định của pháp luật áp dụng;
(v) dữ liệu cá nhân phải được xóa theo quy định của pháp luật áp dụng.
(b) Khi bạn yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ nhanh chóng xóa hoặc yêu cầu
xóa dữ liệu cá nhân đó khỏi hệ thống lưu trữ chúng tôi, và xác nhận với bạn rằng chúng tôi
đã thực hiện hành động này. Để xóa dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ xóa thông tin nhận
dạng bạn khỏi dữ liệu chúng tôi lưu giữ trong các hệ thống đang hoạt động của chúng tôi.
(c) Trong một số trường hợp, việc xóa dữ liệu cá nhân của bạn có thể có nghĩa là chúng tôi sẽ
không thể cung cấp cho bạn các yêu cầu của bạn về thông tin.
(d) Bất kể quy định tại Điều 14.5 (a):
(i) một bản sao riêng biệt và hạn chế của dữ liệu cá nhân của bạn có thể được lưu giữ
trong bất kỳ thời hạn nào theo yêu cầu của PDPD, Luật Bảo vệ Dữ liệu được Áp dụng,
cơ quan thực thi pháp luật, cơ quan nhà nước và thủ tục tố tụng pháp lý; và
(ii) một số yếu tố nhất định liên quan đến hợp đồng giữa bạn và Wilmar CLV có thể được
giữ lại, vì mục đích kiểm toán và pháp lý của chúng tôi,
và chúng tôi sẽ đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu cá nhân đó theo yêu cầu của Điều 10 và sẽ
đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân đó chỉ được lưu giữ hoặc xử lý khi cần thiết cho (các) mục đích
nêu trên.
(e) Bất kể quy định tại Điều 14.5 (a), chúng tôi không thể xoá dữ liệu cá nhân của bạn:
(i) khi bạn có mối quan hệ hợp đồng với chúng tôi;
(ii) nếu bạn đã khiếu nại và khiếu nại đó vẫn chưa được giải quyết hoặc chúng tôi được
yêu cầu lưu giữ dữ liệu cá nhân đó trong một khoảng thời gian nhất định sau khiếu nại
trước đó;
(iii) pháp luật áp dụng không cho phép xoá dữ liệu;
(iv) dữ liệu cá nhân được xử lý bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền với mục đích phục
vụ hoạt động của cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật áp dụng;
(v) dữ liệu cá nhân đã được công khai theo quy định của pháp luật áp dụng;
(vi) dữ liệu cá nhân được xử lý nhằm phục vụ yêu cầu pháp lý, nghiên cứu khoa học, thống
kê theo quy định của pháp luật áp dụng;
(vii) trong trường hợp tình trạng khẩn cấp về quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn
xã hội, thảm họa lớn, dịch bệnh nguy hiểm; khi có nguy cơ đe dọa an ninh, quốc phòng
nhưng chưa đến mức ban bố tình trạng khẩn cấp; phòng, chống bạo loạn, khủng bố,
phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật;
(viii) ứng phó với tình huống khẩn cấp đe dọa đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của
bạn hoặc cá nhân khác.
(f) Trong vòng 72 giờ kể từ khi bạn yêu cầu xóa, chúng tôi sẽ tiến hành xóa tất cả dữ liệu cá nhân
đã thu thập, trừ khi pháp luật áp dụng có quy định khác.
14.6 Quyền hạn chế xử lý dữ liệu
(a) Bạn có quyền hạn chế chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, trừ khi pháp luật áp dụng có
quy định khác.
(b) Trong vòng 72 giờ kể từ khi bạn yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thực hiện
hạn chế xử lý dữ liệu đối với tất cả dữ liệu cá nhân mà bạn yêu cầu hạn chế, trừ khi pháp luật
áp dụng có quy định khác.
(c) Tuy nhiên, xin lưu ý rằng nếu có căn cứ hợp lệ, chúng tôi có thể tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân
đó nếu chúng tôi cần tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân (ví dụ: để biện giải cho các khiếu nại pháp
lý hoặc để bảo vệ người khác).
14.7 Quyền cung cấp dữ liệu
(a) Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi cung cấp cho bạn dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi đang
nắm giữ, trừ khi pháp luật áp dụng có quy định khác.
(b) Trong vòng 72 giờ kể từ khi bạn yêu cầu, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các dữ liệu cá nhân
của bạn mà bạn yêu cầu, trừ khi pháp luật áp dụng có quy định khác.
(c) Chúng tôi sẽ không cung cấp dữ liệu cá nhân của bạn trong các trường hợp sau:
(i) gây tổn hại tới quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội;
(ii) việc cung cấp dữ liệu cá nhân của bạn có thể ảnh hưởng tới sự an toàn, sức khỏe thể
chất hoặc tinh thần của người khác;
(iii) bạn không đồng ý cung cấp, cho phép đại diện hoặc ủy quyền nhận dữ liệu cá nhân.
14.8 Quyền phản đối xử lý dữ liệu
(a) Bạn có quyền phản đối chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm ngăn chặn hoặc hạn
chế tiết lộ dữ liệu cá nhân hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ khi pháp luật
áp dụng có quy định khác.
(b) Trong vòng 72 giờ kể từ khi bạn phản đối, chúng tôi sẽ dừng xử lý dữ liệu cá nhân của bạn
theo yêu cầu của bạn, trừ khi pháp luật áp dụng có quy định khác.
(c) Tuy nhiên, xin lưu ý rằng nếu có căn cứ hợp lệ, chúng tôi có thể tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân
đó nếu chúng tôi cần tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân (ví dụ: để biện giải cho các khiếu nại pháp
lý hoặc để bảo vệ người khác).
14.9 Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện
Bạn có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện liên quan đến dữ liệu cá nhân của bạn theo quy định
của pháp luật áp dụng.
14.10 Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại
Bạn có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo Luật Bảo vệ Dữ liệu được Áp dụng khi có hành vi vi
phạm các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn, trừ trường hợp các bên liên quan có thỏa
thuận khác hoặc pháp luật áp dụng có quy định khác.
14.11 Quyền tự bảo vệ
Bạn có quyền tự bảo vệ hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền thực hiện các
biện pháp bảo vệ quyền dân sự của bạn theo pháp luật áp dụng.
Chủ thể Dữ liệu là cư dân EU
14.12 Nếu bạn là cư dân EU, bạn có thể có những quyền nhất định liên quan đến dữ liệu cá nhân mà
chúng tôi nắm giữ. Các quyền được liệt kê từ Điều 14.8 đến Điều 14.11 cũng được áp dụng cho Chủ
thể Dữ liệu là cư dân EU.
14.13 Quyền truy cập
(a) Bạn có quyền:
(i) biết liệu chúng tôi có xử lý dữ liệu cá nhân của bạn hay không và nếu có, bạn có quyền
yêu cầu một bản sao dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng tôi nắm giữ; và
(ii) yêu cầu mô tả tóm tắt các biện pháp bảo mật mà chúng tôi đã triển khai khi xử lý dữ
liệu cá nhân của bạn.
(b) Các trường hợp ngoại lệ đối với quyền truy cập của bạn bao gồm:
(i) yêu cầu của bạn cũng liên quan đến những người khác mà những người này không
đồng ý tiết lộ dữ liệu cá nhân của họ; và
(ii) thông tin mà bạn yêu cầu được bảo mật về mặt pháp lý.
(c) Chúng tôi có thể tính phí hành chính để đáp ứng yêu cầu của bạn nếu bạn yêu cầu nhiều hơn
một bản sao dữ liệu cá nhân của mình.
14.14 Quyền yêu cầu chỉnh sửa
Bạn có quyền yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân không chính xác hoặc chưa được cập nhật của
bạn mà chúng tôi nắm giữ. Trong quá trình chúng tôi đánh giá liệu dữ liệu cá nhân của bạn mà chúng
tôi nắm giữ có không chính xác, chưa được cập nhật hoặc không đầy đủ hay không, bạn có thể thực
hiện quyền của mình để hạn chế việc xử lý của chúng tôi đối với dữ liệu có thể được áp dụng (như
được mô tả bên dưới).
14.15 Quyền hạn chế xử lý
Ngoài mục đích lưu trữ, bạn có quyền ngăn chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Tuy nhiên, xin
lưu ý rằng nếu có căn cứ hợp lệ, chúng tôi có thể tiếp tục xử lý dữ liệu cá nhân đó nếu cần thiết (ví
dụ: để biện giải cho các khiếu nại pháp lý hoặc để bảo vệ người khác).
14.16 Quyền rút lại sự đồng ý
Khi cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn là sự đồng ý, bạn có quyền rút lại sự đồng
ý của mình đối với việc chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn. Việc rút lại sự đồng ý có thể
được thực hiện bằng văn bản gửi cho người liên hệ của bạn thuộc Wilmar CLV hoặc PDPO của
chúng tôi theo địa chỉ nêu dưới đây.
14.17 Quyền xoá dữ liệu
(a) Khi bạn yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ nhanh chóng xóa hoặc yêu cầu
xóa dữ liệu cá nhân đó khỏi hệ thống lưu trữ của chúng tôi và xác nhận với bạn rằng chúng
tôi đã thực hiện hành động này. Để xóa dữ liệu cá nhân của bạn, chúng tôi sẽ xóa thông tin
nhận dạng bạn khỏi dữ liệu chúng tôi lưu giữ trong các hệ thống đang hoạt động của chúng
tôi.
(b) Trong một số trường hợp, việc xóa dữ liệu cá nhân của bạn có thể có nghĩa là chúng tôi sẽ
không thể cung cấp cho bạn các yêu cầu của bạn về thông tin.
(c) Bất kể quy định tại Điều 14.17 (a):
(i) một bản sao riêng biệt và hạn chế của dữ liệu cá nhân của bạn có thể được lưu giữ
trong bất kỳ thời hạn nào theo yêu cầu của PDPD, Luật Bảo vệ Dữ liệu được Áp dụng,
cơ quan thực thi pháp luật, cơ quan nhà nước và thủ tục tố tụng pháp lý; và
(ii) một số yếu tố liên quan đến hợp đồng giữa bạn và Wilmar CLV có thể được giữ lại, vì
mục đích kiểm toán và pháp lý của chúng tôi,
và chúng tôi sẽ đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu cá nhân đó theo yêu cầu của Điều 10 và sẽ
đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân đó chỉ được lưu giữ hoặc xử lý khi cần thiết cho (các) mục đích
nêu trên
(d) Bất kể quy định tại Điều 14.17 (a), chúng tôi không thể xoá dữ liệu cá nhân của bạn:
(i) khi bạn có mối quan hệ hợp đồng với chúng tôi; và
(ii) nếu bạn đã khiếu nại và khiếu nại đó vẫn chưa được giải quyết hoặc chúng tôi được
yêu cầu lưu giữ dữ liệu cá nhân đó trong một khoảng thời gian nhất định sau khiếu nại
trước đó.
14.18 Chuyển dữ liệu
(a) Bạn có quyền yêu cầu một bản mềm của bản thể hiện của bất kỳ dữ liệu nào mà bạn đã cung
cấp cho chúng tôi và/hoặc được tạo ra bởi các hoạt động của bạn khi sử dụng sản phẩm
và/hoặc dịch vụ của chúng tôi, do chúng tôi nắm giữ hoặc dưới sự kiểm soát của chúng tôi.
(b) Bạn cũng có quyền yêu cầu chuyển dữ liệu cá nhân đó cho bên thứ ba có hiện diện tại Việt
Nam. Chúng tôi không có nghĩa vụ, tuy nhiên có thể lựa chọn tự nguyện chuyển dữ liệu cá
nhân đó cho bên thứ ba nếu bên thứ ba có trụ sở ở nước ngoài.
(c) Chúng tôi chỉ có thể chuyển dữ liệu cho bên thứ ba nếu khả thi về mặt kỹ thuật (nghĩa là dữ
liệu ở định dạng có thể đọc được bằng máy thông thường), bạn đã cung cấp thông tin chi tiết
về bên mà bạn muốn dữ liệu cá nhân được chuyển cho và việc cung cấp dữ liệu đó của chúng
tôi sẽ không ảnh hưởng đến quyền của người khác.
(d) Các biện pháp an ninh kỹ thuật và tổ chức phù hợp sẽ được áp dụng để đảm bảo an toàn cho
dữ liệu của bạn được chuyển cho bên thứ ba.
(e) Sau khi dữ liệu đã được chuyển, chúng tôi sẽ không chịu trách nhiệm về tính bảo mật của dữ
liệu hoặc cách xử lý dữ liệu.
15. Thực hiện các quyền của bạn
15.1 Để thực hiện quyền của mình theo quy định tại Điều 14.7, bạn có thể:
(a) trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác đến văn phòng của chúng tôi để yêu cầu cung cấp
dữ liệu cá nhân của bạn. Người tiếp nhận yêu cầu của bạn có trách nhiệm hướng dẫn bạn
điền các nội dung trong phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân (mẫu phiếu yêu cầu được
đính kèm tại Phụ lục 2 tại đây). Trong trường hợp bạn không biết chữ hoặc bị khuyết tật không
viết được yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của bạn có trách
nhiệm giúp bạn điền các nội dung vào phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân;
(b) gửi mẫu yêu cầu (đính kèm theo Phụ lục 2) về việc cung cấp dữ liệu cá nhân qua mạng điện
tử hoặc dịch vụ bưu chính cho chúng tôi.
15.2 Để thực hiện bất kỳ quyền nào của bạn, chẳng hạn như các quyền được quy định trong Điều 14 trừ
Điều 14.7, vui lòng gửi yêu cầu cho PDPO theo địa chỉ bên dưới, kèm theo đầy đủ thông tin chi tiết
để chúng tôi có thể xác minh danh tính của bạn, xử lý yêu cầu của bạn và thiết lập căn cứ cho yêu
cầu của bạn.
15.3 Trong nhiều trường hợp, chúng tôi có thể cần xử lý dữ liệu cá nhân của bạn để thực hiện đơn đăng
ký hoặc yêu cầu của bạn. Nếu bạn không cung cấp cho chúng tôi dữ liệu cá nhân cần thiết hoặc bạn
rút lại sự đồng ý của mình đối với việc chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích
như vậy, chúng tôi không thể thực hiện đơn đăng ký của bạn hoặc phản hồi yêu cầu của bạn.
16. Chính sách cookie
16.1 Trang Web của chúng tôi có cài cookie, là các tệp văn bản nhỏ được đặt trên máy tính hoặc thiết bị
di động của bạn, vào máy tính hoặc thiết bị di động của bạn khi bạn truy cập Trang Web của chúng
tôi.
16.2 Bằng cách sử dụng Trang Web của chúng tôi, bạn đồng ý cho phép chúng tôi sử dụng cookie để thu
thập và xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm mục đích thu thập dữ liệu sử dụng Trang Web và để hỗ
trợ các phiên truy cập internet của bạn, theo dõi việc khách truy cập sử dụng Trang Web của chúng
tôi và tổng hợp số liệu thống kê về các hoạt động trên Trang Web.
16.3 Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập từ những người truy cập Trang Web của chúng tôi bao gồm
nhưng không giới hạn ở địa chỉ IP của bạn, cách bạn truy cập Trang Web (ví dụ: thông qua công cụ
tìm kiếm hoặc từ một trang web bên ngoài), cách bạn điều hướng trong Trang Web, bạn sử dụng
thiết bị gì sử dụng để truy cập Trang Web của chúng tôi và vị trí địa lý của bạn.
16.4 Trong trường hợp bạn không muốn đặt cookie của chúng tôi trên máy tính hoặc thiết bị di động của
mình, bạn có thể thay đổi cài đặt trong trình duyệt web của mình để chặn cookie hoặc bạn có thể
xóa cookie được lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình theo cách thủ công. Ngoài ra,
bạn có thể thiết lập cài đặt trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình để bạn nhận được thông báo
mỗi khi bạn nhận được cookie trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình để bạn có thể quyết định
xem mình có muốn chấp nhận cookie này hay không. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng nếu bạn quyết định
chặn cookie, bạn không thể sử dụng một số tính năng và chức năng của Trang Web của chúng tôi.
16.5 Bằng cách tiếp tục truy cập Trang Web của chúng tôi, bạn đồng ý với Điều 16 này và mọi điều khoản
có liên quan khác trong Chính sách này.
17. Xóa vĩnh viễn
Chúng tôi sẽ xóa vĩnh viễn dữ liệu cá nhân của bạn trong trường hợp:
(a) việc xử lý dữ liệu đã được thực hiện cho các mục đích không phù hợp hoặc mục đích xử lý
dữ liệu cá nhân với sự đồng ý của bạn đã được hoàn thành;
(b) việc lưu trữ dữ liệu cá nhân không còn cần thiết cho hoạt động của chúng tôi; hoặc
(c) chúng tôi bị giải thể hoặc không còn hoạt động hoặc tuyên bố phá sản hoặc chấm dứt hoạt
động kinh doanh theo quy định của pháp luật áp dụng.
18. Các vấn đề khác
Trang web của bên thứ ba
18.1 Trang Web của chúng tôi có thể chứa các liên kết đến các trang web khác không được duy trì bởi
chúng tôi hoặc bất kỳ Công ty Thành viên nào của Tập đoàn Wilmar. Chính sách này chỉ áp dụng
cho Trang Web của chúng tôi và không áp dụng cho các trang web của bên thứ ba.
Các quy tắc và quy trình khác
18.2 Trong một số trường hợp nhất định, có thể có các quy tắc hoặc quy trình cụ thể chi phối việc chúng
tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn mà không được nêu trong Chính sách này. Chúng tôi sẽ thông
báo trước cho bạn khi có bất kỳ quy tắc hoặc quy trình nào như vậy được áp dụng.
19. Cách liên hệ với chúng tôi
19.1 Để liên hệ với chúng tôi về bất kỳ vấn đề nào của Chính sách này hoặc dữ liệu cá nhân của bạn mà
chúng tôi nắm giữ, bạn có thể gửi email cho PDPO theo địa chỉ wmclv-pdpo@vn.wilmar-intl.com
hoặc gửi thư cho PDPO tại Công ty TNHH Wilmar Marketing CLV, Tầng 10, Tòa nhà CornerStone,
số 16 Phan Chu Trinh, Phường Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
19.2 Tất cả các yêu cầu, khiếu nại và phản hồi sẽ được PDPO đánh giá một cách kịp thời theo quy định
của PDPD. Sau khi PDPO hoàn thành đánh giá của mình, PDPO sẽ phản hồi cho bạn bằng văn
bản.
Phụ lục 1
Chúng tôi thu thập thông tin cá nhân sau đây cho các mục đích sau, bao gồm nhưng không giới hạn:
Dữ liệu cá nhân
Mục đích xử lý và cơ sở pháp lý
Thông tin nhận dạng và thông tin liên hệ của
bạn:
• Họ và tên
• Ngày, tháng, năm sinh
• Giới tính
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Địa chỉ Email
• Số chứng minh nhân dân, số định danh cá
nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số
biển số xe
• Thông tin tài khoản ngân hàng
• Thông tin liên lạc khác
• quản lý khách hàng
• quản lý nhà cung cấp
• đầu mối hành chính và quản lý
• để cung cấp các dịch vụ hoặc sản phẩm được đặt
hàng bởi công ty bạn đại diện hoặc công ty bạn
đang làm việc
• để quản lý thanh toán hóa đơn và thu nợ
• cho mục đích tiếp thị
• để xử lý các tranh chấp và đảm bảo vị trí pháp lý
của chúng tôi trong tranh chấp đó
• tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý
• trong phạm vi của một giao dịch kinh doanh tiềm
năng
Thông tin nhận dạng và thông tin liên hệ thu
được từ cơ sở dữ liệu bên ngoài mà chúng tôi
đã mua và sau đó kết hợp với dữ liệu mà chúng
tôi đã thu thập từ bạn để có được bộ thông tin
đầy đủ hoặc chính xác hơn
để đưa ra quyết định về việc chọn bạn làm nhà cung
cấp/khách hàng
Hình ảnh camera thu thập tại nhà máy sản xuất
hoặc văn phòng
để tuân thủ các vấn đề về an toàn và an ninh tại các
nhà máy sản xuất hoặc văn phòng
Phụ lục 2
Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
…….., ngày …. tháng …. năm ……
PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU CÁ NHÂN
(dành cho cá nhân)
Kính gửi: …………………………………….
1. Họ, tên cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân: ………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………..
2. Người đại diện/Người giám hộ 1: …………………………………………………………….……………..
3. Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu:………………………………… …………………………
cấp ngày…. /…… /….. tại ……………………………………………………………………….……………..
4. Nơi cư trú2: ……………………………………………………………………………….……………………
5. Số điện thoại3 ………………………….; Fax………………… ; E-mail: …………………..……………..
6. Dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp4: ……………………………………………………………………….
7. Mục đích yêu cầu cung cấp: ………………………………………………………………….…………….
8. Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân lần thứ:
a) Lần đầu
b) Khác:…………………….. (ghi rõ số lần đã yêu cầu cung cấp thông tin có nội
dung nêu trên)
9. Số lượng bản5:
10. Phương thức nhận dữ liệu cá nhân:
□ Nhận tại nơi yêu cầu cung cấp
□ Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa chỉ nhận): …………………………………………………….….…………..
□ Fax (ghi rõ số fax): ………………………………………………………………………………….…………
□ Nhận qua mạng điện tử (ghi rõ địa chỉ nhận): ……………………………………………….….…………..
□ Hình thức khác (ghi rõ): …………………………………………………………………………….…………
11. Văn bản kèm theo (trong trường hợp có điều kiện):.... ….…………….….…………….….…………….
NGƯỜI YÊU CẦU
(Ký, ghi rõ họ tên)
____________________
1 Theo quy định của Bộ luật Dân sự về người đại diện, người giám hộ đối với người yêu cầu cung cấp thông tin là người chưa thành
niên, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ
hành vi...
2 Ghi nơi cư trú của người đại diện/người giám hộ.
3 Ghi số điện thoại, fax, email của người đại diện giám hộ.
4 Ghi rõ tên chủ thể dữ liệu và các thông tin liên quan cần cung cấp.
5 In, sao, chụp hoặc file dữ liệu.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
….. , ngày…. tháng…. năm ….
PHIẾU YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU CÁ NHÂN
(Dành cho tổ chức, doanh nghiệp)
Kính gửi: ………………………………………….
1. Tên tổ chức, doanh nghiệp: ……………………………………………………………………….…………
…………………………………………………………………………………………………………….……….
2. Người đại diện của tổ chức, doanh nghiệp1: …………………………………………………….…………
3. Số CMTND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu ……………………………………………….….………...
cấp ngày…. /….. /……… tại ……………………………………………………………………….….………..
4. Địa chỉ trụ sở của tổ chức, doanh nghiệp: …………………………………………………….….……….
…………………………………………………………………………………………………………….……….
5. Số điện thoại2 ……………………….; Fax …………….; E-mail: …………………………….….………
6. Dữ liệu cá nhân yêu cầu cung cấp: …………………………………………………………….….………..
7. Mục đích yêu cầu cung cấp: …………………………………………………………………….….………..
8. Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân lần thứ:
a) Lần đầu
b) Khác: …………..(ghi rõ số lần đã yêu cầu cung cấp thông tin có nội dung nêu trên)
9. Số lượng bản3: ……………………………………………………………………………………….………
10. Phương thức nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu:
□ Nhận tại nơi yêu cầu cung cấp thông tin
□ Nhận qua bưu điện (ghi rõ địa chỉ nhận): ……………………………………………………..….………….
□ Fax (ghi rõ số fax): ……………………………………………………………………………….….………...
□ Nhận qua mạng điện tử (ghi rõ địa chỉ nhận): …………………………………………………….………...
□ Hình thức khác (ghi rõ): ………………………………………………………………………….….………..
11. Văn bản kèm theo (trong trường hợp có điều kiện):.... ….…………….….…………….….…………….
NGƯỜI YÊU CẦU4
(Ký, ghi rõ họ tên)
____________________
1 Theo quy định của Bộ luật Dân sự về người đại diện của tổ chức, doanh nghiệp.
2 Ghi số điện thoại, fax, email của người đại diện yêu cầu cung cấp thông tin.
3 In, sao, chụp hoặc file dữ liệu.
4 Người đại diện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức, doanh nghiệp đó.
WILMAR MARKETING CLV COMPANY LIMITED
EXTERNAL PRIVACY POLICY
This is the external privacy policy of Wilmar Marketing CLV Company Limited and its branch(es),
representative office(s) and business location(s) (if any). Wilmar CLV shall be a Data Controller cum
Processor as defined under PDPD (as defined hereinafter).
Our personal data protection officer can be contacted at wmclv-pdpo@vn.wilmar-intl.com and/or at
Wilmar Marketing CLV Company Limited, 10th Floor, CornerStone Building, No. 16 Phan Chu Trinh
Street, Phan Chu Trinh Ward, Hoan Kiem District, Hanoi, Vietnam (Attention: Personal Data Protection
Officer).
1. About this Policy
Introduction
1.1 Wilmar CLV (as defined hereinafter) is committed to safeguarding your personal data.
1.2 We value your right to privacy and strive to protect your personal data in accordance with Vietnamese
laws and regulations, applicable data protection legislation and, more specifically, with the GDPR (as
defined hereinafter).
1.3 In this Policy, we set forth how we collect your personal data, how and for what purposes we may
use your personal data and to whom your personal data may be disclosed by us. Further, this Policy
includes important information regarding your rights with respect to the processing of your personal
data. Therefore, we encourage you to read this Policy very carefully.
1.4 We do not ask your consent to the processing of your personal data by means of this Policy. As we
will further clarify in this Policy, we have other legal grounds to process your personal data.
Nonetheless, in certain circumstances, we may require your consent for specific processing activities
envisaged by us. Even if we have your consent, you may choose to withdraw it at any time.
Definition
1.5 In this Policy, the following terms shall have the meanings set out below and cognate terms shall be
constructed accordingly:
“Applicable Data
Protection Law”
means the legislation protecting the fundamental rights and freedoms of
individuals and, in particular, their right to privacy with respect to the
processing of personal data, including the GDPR and the PDPD (as defined
hereinafter);
“Wilmar CLV”
means Wilmar Marketing CLV Company Limited (Enterprise Code No.
0104128741) and each of its branch(es), representative office(s), business
location(s) (if any);
“Data Subject”
means a living individual who can be identified on the basis of his or her
personal data;
“GDPR”
means the Regulation (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of
natural persons with regard to the Processing of Personal Data and on the
free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General
Data Protection Regulation);
“PDPD”
means Decree No. 13/2023/ND-CP dated 17 April 2023 of the Government
on protection of personal data and any Vietnamese laws and regulations
on personal data;
“PDPO”
means Personal Data Protection Officer who is an employee of Wilmar CLV
who oversees Wilmar CLV’s data protection responsibilities and ensure
Wilmar CLV’s compliance with the PDPD;
“Websites”
means (a) Wilmar CLV’s applications; (b) Wilmar CLV’s official website; (c)
Wilmar CLV’s business pages on social media platforms (e.g. Facebook
page); or (d) websites of any Wilmar Group Entity which Wilmar CLV’s
applications, official website or business pages on social media platforms
redirect. “Website” shall mean any of the aforementioned Websites; and
“Wilmar Group”
means Wilmar International Limited and each of its subsidiaries (to the
exclusion of Wilmar Europe Holdings B.V. and its subsidiaries and Yihai
Kerry Arawana Holdings Co., Ltd and its subsidiaries), and “Wilmar Group
Entity” means any one of them.
1.6 When we use “we”, “us” or “our” in this Policy, we mean Wilmar CLV.
1.7 This Policy applies to your personal data that we collect, use and otherwise process regarding your
relationship with us as a job applicant, business contact or anyone who has an interest (for whatever
reason) in Wilmar CLV.
1.8 A reference to “Clause” or “Schedule” refer to a clause or schedule in this Policy.
Policy Update
1.9 This Policy applies in conjunction with any other policies, notices, contractual clauses and consent
clauses that apply in relation to our collection, use and disclosure of your personal data. The latest
version is available at https://pdpr.wilmar.com.vn.
1.10 We may revise this Policy from time to time without prior notice. If you are a job applicant, your
continued participation in our recruitment process constitutes your acknowledgement and
acceptance of such changes (if any). Your continual usage of our Websites constitutes your
acknowledgement and acceptance of such changes (if any).
1.11 We encourage you to regularly review this Policy. You may also ask us to send you a copy of the
most recent version of this Policy at your cost.
Your acknowledgement and consent
1.12 By using our services and/or our Website and by sharing your personal data with us, you
acknowledge that your personal data will be processed in the manner as described in this Policy.
1.13 Nonetheless, Clause 1.12 does not constitute your consent to the processing of your personal data
for any other purposes not made known to you. We do not process your personal data on the basis
of your consent, unless specifically indicated.
2. What is personal data
Personal data is information in the form of symbols, letters, numbers, images, sounds or the similar
form on an electronic environment that are associated with a particular person or helps to identify a
particular person. Personal data includes basic personal data and sensitive personal data.
3. Which type of personal data do we collect
Whose personal data do we collect
3.1 We only collect personal data that is relevant to our relationship with you.
3.2 In the context of our businesses, we may collect personal data relating to our customers, suppliers,
representatives of the authorities or non-governmental organizations or visitors of our Website. If
your are a shareholder, director, corporate officer, manager, employee or appointed contractor of any
business entity, we may collect your personal data if it is relevant to our business relationship with
you in that entity.
Types of personal data
3.3 The personal data that we collect, if you are a job applicant, includes but is not limited to:
(a) personal particulars (e.g. name, gender, ethnic, religion, date of birth, place of birth, native
place, nationality, identity card / passport details);
(b) contact information (e.g. mailing address, telephone numbers, email address, facsimile
numbers);
(c) education details and professional qualifications (e.g. names of schools, universities and
institutions, types of qualification);
(d) medical and health details (e.g. prior medical history);
(e) financial details (e.g. income, expenses, credit card information);
(f) employment details (e.g. employment history, salary, benefits, title, tenure);
(g) photograghs and other audio-visual information;
(h) personal opinions that you make known to us;
(i) marital status and spousal information; and/or
(j) information about next-of-kin.
3.4 If you are not a job applicant, the personal data we collect includes but is not limited to:
(a) personal particulars (e.g. name, gender, date of birth, identity card, passport details);
(b) contact information (e.g. address, telephone numbers, email address, facsimile numbers);
and/or
(c) personal opinions that you make known to us.
3.5 The personal data we collect generally, when you browse our Websites, includes but is not limited
to:
(a) information about your use of our Websites, contact centres; and/or
(b) information about your device and your geographical location (e.g. your Internet Protocol (IP)
address or unique device identification).
4. How do we collect your personal data
4.1 We may collect personal data:
(a) directly from you;
(b) through third parties when they are duly authorized by you to collect and thereafter provide
your personal data to us;
(c) from third party sources (e.g. your family members, government agencies, market research
organisations or publicly available resources such as telephone or business directories)
without your involvement; and/or
(d) through CCTV we use in and around our premises at our production facilities and offices or
other (monitoring) technologies.
4.2 Collection of personal data may be done in person when you meet our staff or representatives, over
the telephone, by email or through our Websites. To the extent allowed under applicable law, we may
also collect your personal data from third party sources without directly involving you.
5. When do we collect your personal data
We collect personal data about you, when:
(a) you apply for a job with us;
(b) you enter into any business relationship with us;
(c) you provide any services to us;
(d) you visit our Websites;
(e) you seek access to our business premises;
(f) you contact us with feedback, queries or complaints; or
(g) you request us to send you information or notify you of developments in Wilmar CLV via post,
emails or telephone calls.
6. Why do we collect your personal data and how do we use your personal data
6.1 Our key purpose in collecting your personal data is to process your application or request, to proceed
with any business relationship with you or to contact you so as to provide you with information
pertaining to Wilmar CLV. Further non-exhaustive examples on what personal data we collect and
for what purpose we use your personal data may be found in Schedule 1 attached hereto.
6.2 If you are not a job applicant, we collect and use your personal data to:
(a) facilitate the business or contractual relationship between you and us and where applicable,
the performance of the contract between us;
(b) facilitate the performance of the provision and performance of services to us; or
(c) handle your feedback, queries or complaints.
6.3 If you are a job applicant, we collect and use personal data to process your job application.
6.4 We also use your personal data for other purposes connected to or relevant to our business, such
as:
(a) complying with our legal and regulatory obligations and requirements; or
(b) accounting, risk management and record keeping.
7. Special category of personal data – Sensitive personal data
7.1 Certain data category such as information on your health is considered “sensitive personal data”
as defined under the PDPD and the GDPR. Generally, we try to limit the circumstances where we
would collect and process sensitive personal data.
7.2 If you are both an EU resident, Vietnam resident and a job applicant, we collect sensitive personal
data, in particular, your medical details, your marital status and information on your spouse and next-
of-kin, when you apply for a job with us.
7.3 We collect sensitive personal data to process your job application.
8. Legal basis for using your personal data
8.1 If you are an EU resident or Vietnam resident, we are required, under GDPR or PDPD, to disclose
the legal basis for processing your data. We will only process your personal data when we have a
legal basis to do so.
8.2 The following are our legal basis for processing your personal data:
(a) you work for a business entity with whom we have a business relationship or with whom we
are exploring a business relationship;
(b) you applied for a job with us and we have to use your personal data to assess and evaluate
your suitability for the job;
(c) you have explicitly consented to us using your information for any particular purpose;
(d) we have a legitimate interest to do so; or
(e) we are required by legal or regulatory obligations and requirements.
8.3 We are allowed by PDPD to process your personal data without your consent in the following cases:
(a) in case of emergency, it is necessary to immediately process your relevant personal data to
protect your or others’ life and health. We are responsible for proving the emergency of such
case;
(b) disclosure of your personal data is carried out in accordance with the laws;
(c) processing of your personal data carried out by competent agencies in case of emergency
relating to national defense and security, social order and safety, disasters, pandemic; or in
case of risk threatening national defense and security but not to the extent of declaring an
emergency status; or to prevent and combat riots, terrorism, crime and violations in
accordance with the applicable laws;
(d) fulfilment of your contractual obligations with relevant authorities, organizations and individuals
as stipulated by applicable laws; or
(e) to serve the activities of competent authorities as stipulated by laws.
9. Where do we process your personal data
9.1 Your personal data will be collected and processed by us.
9.2 If you are a job applicant, your personal data will be processed by us and such personal data may
thereafter be transferred and processed by the relevant Wilmar Group Entity.
10. Confidentiality
10.1 Subject to provisions in this Clause 10, we shall keep secret and strictly confidential by not disclosing
or divulging to any person or to enabling or causing any person besides you, without your consent,
to become aware of the contents of your personal data.
10.2 Notwithstanding Clause 10.1, we may disclose your personal data to any Wilmar Group Entity for
business improvement purposes, purposes consistent with the purpose of that collection and/or for
any other purposes allowed under Applicable Data Protection Law.
(a) For more details on the Wilmar Group, please visit Wilmar International Limited’s official
Website at www.wilmar-international.com.
(b) We may from time to time disclose your personal data to any Wilmar Group Entity’s directors,
officers, employees, agents and advisers, including accountants, legal counsels and other
advisers (it being understood that the persons to whom such disclosure is made will be
informed of the confidential nature of such information and instructed to keep such information
confidential) if such personal data is necessary to be disclosed to such persons on a need-to-
know basis.
10.3 Notwithstanding Clause 10.1, we may disclose information to you upon you submitting a valid request
in accordance with Clause 14.
Transfer of information to third parties
10.4 Notwithstanding Clause 10.1, we may disclose or share your personal data with the following third
parties for the following non-exhaustive purposes:
(a) third parties which provide products and services requested by you;
(b) our third-party service providers, such as our IT systems maintenance provider who perform
services that may involve data processing;
(c) law firms and law courts, to prepare, apply or enforce any contract with you;
(d) accountants and auditors who maintain or are required to audit our financial records;
(e) bankers, credit reference agencies and anti-fraud screening service providers to process
payments or carry out fraud screening;
(f) law enforcement agencies to enforce our rights and protect our properties or to enforce any of
your regulatory obligations to any individual or organization;
(g) regulatory, governmental and tax authorities to comply with any legal or regulatory obligations
or industry requirements;
(h) requirement by applicable laws or regulations, including the Applicable Data Protection Law,
or by any subpoena or similar legal process; or
(i) your representatives (such as your lawyer or the executor, administrator or trustee of your
estate).
We will ensure that, where relevant, contractual safeguards are implemented to ensure the protection
of your personal data when we disclose your personal data to a third party.
10.5 We shall make reasonable efforts to ensure that your personal data is accurate and complete before
we transfer your personal data to any of the aforementioned third-party.
Transfer of information overseas.
10.6 We shall ensure that the international transfer of your personal data out of Vietnam shall comply with
PDPD.
11. Our obligations to you
We agree and warrant that:
(a) we do not provide your personal data to third parties for purposes other than or related those
set out above;
(b) we do not not sell your personal data to any third parties;
(c) your personal data has been received by us in accordance with the relevant provisions of
PDPD; and
(d) we will be processing your personal data in accodance with PDPD and this Policy.
12. Technical and organizational security measures
12.1 When we process your personal data, the processing activity is subject to adequate technical and
organisational security measures in order to safeguard your personal data. Please contact our
PDPO, details as set forth in Clause 19, if you would like to find out more about the security measures
that we have put in place.
12.2 These technical and organisational security measures are appropriate to protect personal data
against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or
access, in particular where the processing involves the transmission of data over a network, and
against all other unlawful forms of processing, and that these measures ensure a level of security
appropriate to the risks presented by the processing, and the nature of the data to be protected
having regard to the state of the art and the cost of their implementation as per Wilmar CLV IT’s
security policies.
13. How long we will retain your personal data
Subject to Clause 14, we will retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purpose
(such as those stated in Clause 6 and Schedule 1) for which it was collected, or for any commercial
or legal purposes required by us.
14. Rights of Data Subjects
Non-EU Data Subjects
14.1 Right to know
You have the right to be made aware of the processing activities of your personal data, unless
otherwise stipulated by applicable laws.
14.2 Right of consent
You have the right to agree or disagree on the processing of your personal data or to give partial or
conditional consent, unless otherwise stipulated by Clause 8.3 of this Policy.
14.3 Right of access
(a) You have the right to access to view and make corrections to your inaccurate or outdated
personal data in our possession.
(b) In case of your failure to directly make corrections due to technical reasons or other reasons,
you have the right to request for corrections to your inaccurate or outdated personal data in
our possession.
(c) We will respond to your request for access or for corrections as soon as reasonably possible.
If we are unable to do the same, we will inform you why we are not able to do so (except where
we are not required to do so by applicable laws) within 72 hours of your request.
14.4 Right to withdraw consent
You have the right to withdraw your consent to our usage of your personal data. Withdrawal of your
consent may be made in writing to your usual contact person from Wilmar CLV or our PDPO at the
address stated below. Please note that possible consequences and damages may occur when
consent is withdrawn.
14.5 Right to deletion
(a) You have the right to request us to delete your personal data in the following cases:
(i) you realize that it is no longer necessary for the purpose of collection that has been
agreed to and accepts possible damages upon request for data deletion;
(ii) you withdraw your consent;
(iii) you object to the data processing and we have no good reason to continue processing;
(iv) personal data is not processed in accordance with the agreed purpose or the personal
data processing violates the applicable law; or
(v) personal data must be deleted in accordance with the applicable law.
(b) Upon your request for the deletion of your personal data, we shall delete or procure for the
deletion of such personal data promptly from our records, and to certify to you that we have
done so. To delete your personal data, we will remove information that identifies you from the
data we hold in our active systems.
(c) In some circumstances, deletion of your personal data may mean that we will not be able to
provide you with your requests for information.
(d) Notwithstanding Clause 14.5 (a):
(i) a separate and restricted copy of your personal data may be retained for any period
required by PDPD, Applicable Data Protection Law, law enforcement, national
authorities and legal proceedings; and
(ii) certain elements that relate to any contract between you and us may be retained, for
our own legal and auditing purposes,
and we shall ensure the confidentiality of such personal data as required by Clause 10 and
shall ensure that such personal data is only retained or processed as necessary for the
purpose(s) specified above.
(e) Notwithstanding Clause 14.5 (a), we cannot delete your personal data:
(i) so long as you have a contractual relationship with us;
(ii) if you have made a complaint and the complaint is still open or we are required to keep
such personal data for a certain period after a prior complaint;
(iii) the applicable law does not allow deletion of personal data;
(iv) personal data is processed by a competent state agency for the purpose of serving the
operation of the state agency in accordance with the applicable law;
(v) personal data has been made public in accordance with the applicable law;
(vi) personal data is processed to serve legal requirements, scientific research and statistics
in accordance with applicable law;
(vii) in case of emergency on national defense, national security, social order and safety,
major disasters, dangerous pandemics; when there is a risk of threatening security and
national defense but not to the extent of declaring an emergency status; to prevent and
combat riots and terrorism, to prevent and combat crimes and law violations; or
(viii) response to an emergency that threatens your or other individual’s life, health or safety.
(f) Within 72 hours of your request for deletion, we shall carry out the deletion for all collected
personal data, unless otherwise stipulated by applicable law.
14.6 Right to restrict processing
(a) You have a right to restrict us from processing your personal data, unless otherwise stipulated
by applicable law.
(b) Within 72 hours of your request for restriction of personal data processing, we shall carry out
the restriction of data processing for all personal data requested for restriction by you, unless
otherwise stipulated by applicable law.
(c) Please note however that if there are valid grounds, we may continue the processing of such
personal data if it is necessary for us to do so (e.g. for defending legal claims or for the
protection of another person).
14.7 Right to be provided with your personal data
(a) You have the right to request to be provided with your personal data in our possession, unless
otherwise stipulated by applicable law.
(b) Within 72 hours of your request, we shall provide you with your requested personal data,
unless otherwise stipulated by applicable law.
(c) We shall not provide your personal data in the following cases:
(i) causing harm to national defense, security, social order and safety;
(ii) the provision of your personal data may affect the safety, physical or mental health of
others; or
(iii) you do not agree to provide, represent or authorize for the receipt of personal data.
14.8 Right of objection to data processing
(a) You have the right to object us from processing of your personal data in order to prevent or
restrict the disclosure of personal data or the use of personal data for advertising and
marketing purposes, unless otherwise stipulated by applicable law.
(b) Within 72 hours of your objection, we shall stop from the processing of your personal data as
per your request, unless otherwise stipulated by applicable law.
(c) Please note however that if there are valid grounds, we may continue the processing of such
personal data if it is necessary for us to do so (e.g. for defending legal claims or for the
protection of another person).
14.9 Right to complain, accuse and initiate lawsuits
You have the right to complain, accuse and initiate lawsuits with respect to your personal data in
accordance with applicable law.
14.10 Right to claim damages
You have the right to claim damages in accordance with Applicable Data Protection Law when there
is a breach of regulations on your personal data protection, unless otherwise agreed by the relevant
parties or stipulated by applicable law.
14.11 Right of self-protection
You have the right to self-protect or request competent agencies and organizations to implement
measures to protect your civil rights in accordance with applicable laws.
EU Data Subjects
14.12 If you are an EU resident, you may have certain rights in relation to personal data in our possession.
The rights that are listed from Clause 14.8 to Clause 14.11 are also applied to EU Data Subjects.
14.13 Right of access
(a) You have the right to:
(i) know whether we process your personal data, and if we do, to request for a copy of your
personal data in our possession; and
(ii) request for a summary description of security measures we have implemented when
processing your personal data.
(b) Exceptions to your right of access include situations where:
(i) your request also relates to other persons who have not consented to the disclosure of
their personal data; and
(ii) your requested information is legally privileged.
(c) We may charge an administration fee for responding to your request if you request for more
than one copy of your personal data.
14.14 Right to request for correction
You have the right to request for corrections to your inaccurate or outdated personal data in our
possession. While we assess whether your personal data in our possession is inaccurate, outdated,
or incomplete, you may exercise your right to restrict our processing of the applicable data (as
described below).
14.15 Right to restrict processing
Other than for storage purposes, you have a right to stop us from processing your personal data.
Please note however that if there are valid grounds, we may continue the processing of such personal
data if it is necessary for us to do so (e.g. for defending legal claims or for the protection of another
person).
14.16 Right to withdraw consent
Where the legal basis of our processing of your personal data is consent, you have the right to
withdraw your consent to our usage of your personal data. Withdrawal of consent may be made in
writing to any of your contact person in Wilmar CLV or our PDPO at the address stated below.
14.17 Right of deletion
(a) Upon your request for the deletion of your personal data, we shall delete or procure for the
deletion of such personal data promptly from our records, and to certify to you that we have
done so. To delete your personal data, we will remove information that identifies you from the
data we hold in our active systems.
(b) In some circumstances, deletion of your personal data may mean that we will not be able to
provide you with your requests for information.
(c) Notwithstanding Clause 14.17 (a):
(i) a separate and restricted copy of your personal data may be retained for any period
required by PDPD, Applicable Data Protection Law, law enforcement, national
authorities and legal proceedings; and
(ii) certain elements that relate to a contract between you and Wilmar CLV may be retained,
for our own legal and auditing purposes,
and we shall ensure the confidentiality of such personal data as required by Clause 10 and
shall ensure that such personal data is only retained or processed as necessary for the
purpose(s) specified above.
(d) Notwithstanding Clause 14.17 (a), we cannot delete your personal data:
(i) so long as you have a contractual relationship with us; and
(ii) if you have made a complaint and the complaint is still open or we are required to keep
such personal data for a certain period after a prior complaint.
14.18 Data Portability
(a) You have the right to request for a presentable softcopy of any data, that you have provided
to us and/or generated by your activities in using our product and/or services, in our
possession or under our control.
(b) You also have a right to request for a transfer of such personal data to a third party with a
Vietnam presence. We have no obligation, but may however choose to do so voluntarily, to
transfer such personal data to a third party if the third party is based overseas.
(c) We can only transfer the data to a third party if it is technically feasible (i.e. the data is in the
form of a commonly used machine-readable format), you have provided details of the party
whom you wish the personal data to be transferred and our provision of such data will not
interfere with the rights of another person.
(d) Approriate technical and organisational security measures will be imposed to ensure the
security of your data transferred to the third party.
(e) Once transferred, we will not be responsible for the security of the data or how it will be
processed.
15. Exercising your rights
15.1 To exercise your right as stipulated under Clause 14.7, you may:
(a) directly or authorizes others to come to our office to request the provision of your personal
data. The person receiving your request is responsible for guiding you to fill in the contents of
the request form for provision of personal data (request form is attached hereto under
Schedule 2). In case you are illiterate or has a disability and cannot write the request, the
person receiving your request for provision of your personal data is responsible for helping
you to fill in the contents for the request form for provision of personal data;
(b) send a request form (attached hereto under Schedule 2) for provision of personal data via
electronic network or postal service to us.
15.2 To exercise any of your rights, such as those provided in Clause 14 other than Clause 14.7, please
write to the PDPO at the address below, with sufficient particulars to enable us to verify your identity,
setting out your request and the grounds for your request.
15.3 In many circumstances, we may need to process your personal data in order to proceed with your
application or request. If you do not provide us with the required personal data, or you withdraw your
consent to our processing of your personal data for such purposes, it may be impossible for us to
proceed further with your application or respond to your request.
16. Cookies Policy
16.1 Our Websites implant cookies, which are the small text files placed on your computer or mobile
device, on your computer or mobile device when you visit our Website.
16.2 By using our Website, you consent to our use of cookies to collect and process your personal data
for the purposes of collecting website usage data and to facilitate your internet sessions, track
visitor’s use of our websites and compile statistics on website activites.
16.3 The personal data we collect from visitors of our Website include but are not limited to your IP
address, how you arrived at the Website (e.g. through a search engine or from an external website),
how you navigate within the Website, what device you use to access our Website and your
geographical location.
16.4 In the event that you do not wish for our placement of cookies on your computer or mobile device,
you can change the settings in your web browser to block cookies, or you may manually remove
cookies stored on your computer or mobile device. In addition, you may set up your mobile or browser
settings such that you receive a notification every time you receive a cookie on your computer or
mobile device, so that you can decide whether you wish to accept this cookie. However, please note
that if you decide to block cookies, you may not be able to to use certain features and functions of
our Website.
16.5 By continuing your visit to our Website, you agree to this Clause 16 and any other relevant Clauses
in this Policy.
17. Permanent deletion
We shall permanently delete your personal data in case:
(a) data processing has been made for improper purposes or the purpose of processing personal
data with your consent has been completed;
(b) the storage of personal data is no longer necessary for our operation; or
(c) we are dissolved or no longer operate or declare bankruptcy or terminate our operation,
business activities in accordance with the applicable laws.
18. Other matters
Third party Websites
18.1 Our Website may contain links to other websites which are not maintained by us or any Wilmar Group
Entity. This Policy only applies to our Website, and not third-party websites.
Other rules and processes
18.2 In certain cases, there may be specific rules or processes that govern our use of your personal data,
which are not stated in this Policy. In any such rules or processes apply, we will make them known
to you in advance.
19. How to contact us
19.1 To contact us on any aspect of this Policy or your personal data in our possession, you can e-mail
the PDPO at wmclv-pdpo@vn.wilmar-intl.com or write in to the PDPO at Wilmar Marketing CLV
Company Limited, 10th Floor, CornerStone Building, No. 16 Phan Chu Trinh Street, Phan Chu Trinh
Ward, Hoan Kiem District, Hanoi, Vietnam.
19.2 All requests, complaints and feedback will be evaluated by the PDPO in a timely manner as stipulated
by PDPD. After the PDPO has completed his or her evaluation, he or she will respond to you in
writing.
Schedule 1
We collect the following non-exhaustive personal information for the following non-exhaustive purposes:
Personal data
Purpose of processing and legal grounds
Your identification and contact information:
• Full name
• Date of birth
• Gender
• Address
• Telephone number
• Email address
• Identification number, passport number,
driving licence number, licence plate
number
• Bank account information
• Other contact details
• customer administration
• supplier administration
• administration and management intermediaries
• to deliver the services or products that the
company you represent or are employed with
ordered
• for administrating payment of invoices and
collecting debts
• for marketing purposes
• to handle disputes and ensure our legal position
therein
• to comply with legal obligations
• in the context of a possible business transaction
Identification and contact information obtained
from external databases which we have
purchased and thereafter combined with the
data that we have collected from you in order to
obtain a more complete or accurate set of
information
for making decisions about selecting you as a
vendor/customer
Camera images collected at the production
sites or offices
for compliance with safety and security concerns in the
production sites or offices
Schedule 2
Format of request form for provision of personal data
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom - Happiness
---------------
…….., [date]…. [month]…. [year]……
REQUEST FORM FOR PROVIDING PERSONAL DATA
(for individuals)
Respectfully to: …………………………………….
1. Full name of the individual who requests for providing personal data: ……………………
…………………………………………………………………………………………………
2. Representative/Guardian1: …………………………………………………………….
3. ID Card/ personal identification number/passport number:……………………………………
issued on…. /…… /….. at ……………………………………………………………………….
4. Residence address2: ……………………………………………………………………………
5. Phone number3 ………………………….; Fax………………… ; E-mail: …………………..
6. Personal data which are requested to provide4: ………………………………………………..
7. Purpose of request for providing: ……………………………………………………………..
8. Request for providing personal data for the ? time:
a) First time
b) Others:…………………….. (please specify the number of times you have
requested the above-mentioned information)
9. Numbers of copies5:
10. Method of receiving personal data:
□ Receive at the place of request for providing
□ Receive by post (specify receiving address): ……………………………………………………
□ Fax (specify fax number): ………………………………………………………………………
□ Receive via electronic network (specify receiving address): …………………………………
□ other method (specify): …………………………………………………………………………
11. Attached documents (in case there is any condition):....
REQUESTER
(Sign and write full name)
____________________
1 According to the provisions of the Civil Code on representatives and guardians of information requesters who are minors, persons
with limited civil act capacity, persons who have lost their civil act capacity, persons with difficulties in perception and behavior control...
2 Write the residence address of the representative/guardian.
3 Write the phone number, fax, and email of the guardian/representative.
4 Specify the name of the data subject and relevant information to be provided.
5 Print, copy, photocopy or under file format.
SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence – Freedom - Happiness
---------------
…….., [date]…. [month]…. [year]……
REQUEST FORM FOR PROVIDING PERSONAL DATA
(for organizations, enterprises)
Respectfully to: …………………………………….
1. Name of organizations, enterprises: ……………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2. Representative of the enterpise1: …………………………………………………………….
3. ID Card/ personal identification number/passport number:……………………………………
issued on…. /…… /….. at ……………………………………………………………………….
4. Head office address of organizations, enterprises 2: ……………………………………………
5. Phone number3 ………………………….; Fax………………… ; E-mail: …………………..
6. Personal data which are requested to provide4: ………………………………………………..
7. Purpose of request for providing: ……………………………………………………………..
8. Request for providing personal data for the ? time:
a) First time
b) Others:…………………….. (please specify the number of times you have
requested the above-mentioned information)
9. Numbers of copies5:
10. Method of receiving documents, dossier:
□ Receive at the place of request for providing
□ Receive by post (specify receiving address): ……………………………………………………
□ Fax (specify fax number): ………………………………………………………………………
□ Receive via electronic network (specify receiving address): …………………………………
□ other method (specify): …………………………………………………………………………
11. Attached documents (in case there is any condition):....
REQUESTER4
(Sign and write full name)
____________________
1 According to the provisions of the Civil Code on representatives of organizations, enterprises
2 Write the phone number, fax, email of the representative of organizations, enterprises who are requesting for providing data.
3 Print, copy, photocopy or under file format.
4 The representative shall sign, clearly state the full name and chop the seal of that organization or enterprise.
